企业文档管理必备：守护经营安全，5类文件需妥善保管

一方面，将电子证照或数字化扫描形成的电子版分类归档存储，同时纸质原件由专人管理、专柜存放，确保文件安全、保密；另一方面，可通过系统的自动提醒功能，在证照到期、失效前预警，提醒相关负责人及时处理，规避相应风险。

二、合同协议类文件

1、包括哪些文件

企业与个人或组织签订的各种合同（如销售合同、采购合同、租赁合同）、协议（如合作协议）及补充协议。

2、反面案例预警

某企业在与供应商的合作中，由于合同文件丢失，双方在价格调整和供货时间等问题上产生纠纷，因无法提供合同原件作为证据支持，最终未能达成一致，大大影响了企业的正常生产经营。

3、保管方式参考

会博通系统提供了分类自定义功能，企业可以根据管理需求来构建合同文件管理架构，如按合同类型、签署时间等方式，并将电子合同及数字化后的电子版分门别类归档存储。

同时，纸质原件应存放于专门的档案柜中，并将其存放位置录入档案属性中，便于同步对照管理。还可通过检索平台快速检索，并依权限查阅。

三、人事档案类文件

1、包括哪些文件

入职资料（如简历、面试记录、人员信息表等）、员工劳动合同、绩效考核记录、培训记录、人事任免文件、离职资料（离职审批、交接表）等。

2、反面案例预警

某企业因人事档案管理不善，造成员工王某的人事档案丢失，导致员工长期不能享受相关社保待遇、并影响退休手续的办理，企业需承担民事责任并赔偿相应损失。

3、保管方式参考

应用会博通系统的“人力资源信息管理”模块，可为每位员工建立独立的人事档案，并将其资料按类别归档。由于人事档案的保密性，应用系统的权限与密级功能，可严格限制该分类的访问。查阅时屏幕带有防扩散水印，保密敏感信息安全。

四、财务会计类文件

1、包括哪些文件

会计凭证（包括原始凭证、记账凭证）、会计账簿（包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿）、财务会计报告（包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告）、其他会计资料（包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料）等。

2、反面案例预警

某企业因保管不善，导致会计账簿损毁，面临相应处罚。根据《中华人民共和国会计法》第四十二条，隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告的，给予警告、通报批评，可以并处二十万元以上一百万元以下的罚款；情节严重的，可以并处一百万元以上五百万元以下的罚款。

3、保管方式参考

会博通系统与财务、会计核算系统等对接，可将电子会计资料、附件及其元数据导入系统进行整理、归档及长期保存。系统提供四性检测功能，确保电子档案真实、完整、可用、安全。

对于纸质文件，可依相关规定分类整理后装订成册或装盒，存放于专门的档案柜中，并在会博通系统中建立台账或目录，录入存放位置，实现一体化管理。

五、资产证明类文件

1、包括哪些文件

证明企业对不动产、动产、金融资产和知识产权等合法所有权的文件，包括不动产产权登记文件、固定资产登记文件、知识产权文件（如专利证书、商标注册证书）等。

2、反面案例预警

某大型企业由于缺失不动产登记要件，导致超10万平方米土地、超8万平方米房屋无法取得不动产登记证书，补办耗时良久，严重影响了企业的资产处置以及融资能力。

3、保管方式参考

不动产权证、商标/专利证书、重大资产购置凭证等核心资产证明，需保留纸质原件作为法定权利证明，采取双套制归档，将纸质原件或实物存放于专门的资产档案柜中，并通过系统提醒功能，提醒定期审查和更新，确保其合规性和准确性。还可通过会博通的智能库房功能，实现实体与电子档案的联动互查、盘点统计等。

而对于非法律强制要求原件的文件，如设备清单等，可依据《电子文件归档与电子档案管理规范》等要求进行电子化归档。

企业文档管理系统

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